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体彩大乐透开奖 www.prpeon.com.cn        辦公自動化系統(Office Automation System)是利用技術的手段提高辦公的效率,進而實現辦公自動化處理的系統。它采用Internet/Intranet技術,基于工作流的概念,使企業內部人員方便快捷地共享信息,高效地協同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式,實現迅速、全方位的信息采集、信息處理,為企業的管理和決策提供科學的依據,深受眾多企業的青睞。
       辦公自動化系統主要面向組織中的業務管理層,為各種類型的文案工作提供支持,通過應用信息技術,支持辦公室的各項信息處理工作,協調不同地域之間、各職能間和各信息工作者間的信息聯系,提高辦公活動的工作效率和質量。不同組織中的辦公業務是不同的,所以,不同辦公系統有很大的區別,但一般情況下,辦公自動化系統都具有通過文字處理、桌面印刷、電子化文檔進行文檔管理;通過數字化日歷、備忘錄進行計劃和日程安排;通過桌面型數據庫軟件進行數據庫管理;通過電子郵件、語音信箱、數字化傳真和電視會議等形式進行信息聯絡與溝通的功能。
一.OA辦公系統的優勢
1 提高效率。
      特別是在企業中,日常工作繁多而且復雜,每個人都有可能接觸到企業事務的參與和決策,尤其是在那些分工細致,管理嚴格的企業。通過OA系統辦公,節省了時間,提高了效率。
2 空間巨大。
      傳統的辦公手段在人少時操作方便,但員工規模較大時就顯得力不從心,OA辦公系統可以容納較大數量的信息和資源,空間巨大。
3 辦公安全性高。
      辦公系統都有密碼登陸等限制程序,非本人操作不能進入,保證了信息的安全。
4 使用方便。
      其功能龐大,單位可以根據需要自己定制服務內容,滿足不同的需求。隨著時代和技術的發展,移動OA辦公系統也應運而生,這更提高的企業辦公事務處理的便捷性。
二.OA 辦公系統的適用范圍
      那么,什么樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統? 幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統,但不同企業使用的目的性會有所不同,具體是:
1 信息化尚未入門的企業
       由于沒有信息化應用基礎,先上辦公自動化(OA),注OA 有著近乎100%的成功率,有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力,有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。
2 信息化失敗的企業
       信息化失敗,特別是大型業務管理系統失敗,例如ERP,給企業方面的信心打擊是十分沉重的,為了重塑信心或者一開始就回避一下風險,選擇辦公自動化不失為一種選擇。
3 缺少信息化資金準備的企業
       信息化投入一般比較昂貴,在沒見到實際效果的時候,多數企業會猶豫不決。因此,對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業,先上辦公自動化(OA),有利于企業逐步了解企業信息化及其作用,減少今后信息化工作的盲目性。
4 已擁有業務管理系統的企業
       辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充,可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。
三.如何在企業推廣OA 系統?
1 統一思想,全員行動
       OA 系統功能很強大,在設計上可以增加一些人性化的服務,特別是要根據企業內部的實際情況來確定。同時,也要考慮到使用者的情況,盡量人性化。比如對于年齡大的,和一些電腦操作不熟練的,可以配合使用手寫板;在內部短信、郵件功能上可以設定自定義群組等。
2 充分運用個性化的服務
      OA系統功能很強大,在設計上可以增加一些人性化的服務,特別是要根據企業內部的實際情況來確定。同時,也要考慮到使用者的情況,盡量人性化。比如對于年齡大的,和一些電腦操作不熟練的,可以配合使用手寫板;在內部短信、郵件功能上可以設定自定義群組等。
3 要對全體員工進行使用培訓,保證使用效果
      特別是企業內部使用,培訓是必須的。有關部門可采用集中授課和現場培訓等方式進行,針對不同的人員和不同的權限分開培訓,保證使員工了解其操作原理以及相關的方法,從而提高使用效果。

 

2019年2月26日 16:14
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